چرا صورتجلسه از روی صدا؟
در بیشتر جلسه‌ها کسی وقت ندارد هم گوش بدهد و هم یادداشت بنویسد. ضبط جلسه ساده است، ولی یک ماه بعد کسی فایل دوساعته را دوباره گوش نمی‌دهد. آدم‌ها دنبال تصمیم‌ها و کارهایی می‌گردند که قرار شد انجام شود.
در فراترجمه فایل صوتی جلسه را بارگذاری میکنید و متن گفتوگو نوشته میشود. بعد از روی همین متن، صورت‌جلسه‌ای مرتب ساخته میشود که تصمیم‌ها و کارهای بعدی در آن جدا آمده‌اند.
این کار برای جلسه‌های هفتگی تیم، جلسه با مشتری، مصاحبه، کلاس و جلسه‌های رسمی شرکت به کار میآید؛ هر جلسه‌ای که بعداً لازم باشد بدانید در آن چه تصمیمی گرفته شد.
قدم‌به‌قدم
تا دکمهٔ شروع را نزنید، چیزی از موجودی‌تان کم نمی‌شود.
- وارد حسابتان شوید و ابزار صورتجلسه را باز کنید.
- فایل صوتی جلسه را بارگذاری کنید.
- نوع خروجی، زبان گفتوگو و زبان صورتجلسه را انتخاب کنید.
- قیمت را ببینید و شروع را بزنید. لازم نیست صفحه باز بماند.
- وقتی کار تمام شد، PDF، فایل Word و خلاصهٔ یک‌صفحه‌ای را دانلود کنید.
چه فایلی بدهید و چطور بهتر ضبط کنید؟
فایل‌های MP3، WAV، M4A، OGG، FLAC یا WebM پذیرفته می‌شوند؛ تا ۲۰۰ مگابایت و حداکثر ۴ ساعت. اگر جلسه را با گوشی ضبط کرده‌اید، معمولاً همان فایلی که گوشی ساخته کافی است و لازم نیست تبدیلش کنید.
صورتجلسه از روی متنی ساخته میشود که از صدا نوشته شده است. هر چه صدا روشن‌تر باشد، متن و صورتجلسه هم دقیق‌تر می‌شوند. چند نکتهٔ ساده:
- گوشی یا میکروفون را وسط میز بگذارید، نزدیک کسانی که بیشتر حرف می‌زنند.
- در و پنجره را ببندید و صدای تهویه یا موسیقی را تا جایی که میشود کم کنید.
- اول جلسه هر کس نام و نقشش را بگوید. این کار کمک می‌کند نام‌ها در صورتجلسه درست بیایند.
- وقتی چند نفر هم‌زمان حرف می‌زنند، متن آن بخش ممکن است ناقص شود. اگر میشود، نوبتی حرف بزنید.
- در جلسهٔ آنلاین، اگر نرم‌افزار جلسه امکان ضبط دارد، از همان استفاده کنید تا صدای همه روشن‌تر ضبط شود.
پیش از شروع چه چیزهایی را انتخاب میکنید؟
بعد از بارگذاری فایل، چند انتخاب ساده دارید:
- نوع خروجی: صورت‌جلسهٔ کامل (خلاصه، موضوع‌ها، تصمیم‌ها و اقدام‌ها)، خلاصهٔ جلسه در یک صفحه (چه گذشت و چه کسی چه می‌کند)، نکات کلیدی (فقط نکته‌ها، فهرست‌وار)، یا فقط متن جلسه (همهٔ گفته‌ها با نام گوینده و زمان).
- زبان گفتوگو: فارسی، انگلیسی، یا تشخیص خودکار.
- زبان صورتجلسه: فارسی یا انگلیسی. صورتجلسه به زبانی نوشته میشود که انتخاب میکنید، هر زبانی که در جلسه صحبت شده باشد. «فقط متن جلسه» به همان زبان گفتوگو میماند.
- نقشهٔ ذهنی: اگر بخواهید، یک صفحه از موضوع‌ها و تصمیم‌ها هم ساخته میشود. هزینهٔ جدا ندارد.
- لوگو: اگر بخواهید، لوگوی شرکتتان را یک بار میگذارید و روی صورتجلسهها میآید.
اگر نمی‌دانید کدام خروجی را بخواهید: برای جلسهٔ کاری که تصمیم و کار مشخص دارد، صورت‌جلسهٔ کامل معمولاً مناسب‌تر است. برای گزارش کوتاه به کسی که در جلسه نبود، خلاصهٔ یک‌صفحه‌ای کافی است. اگر فقط می‌خواهید بدانید چه کسی چه گفت، مثلاً برای مصاحبه یا کلاس، «فقط متن جلسه» را انتخاب کنید که ارزانتر هم هست.
صورتجلسه چه بخش‌هایی دارد؟
صورت‌جلسهٔ کامل این بخش‌ها را جدا از هم دارد:
- حاضران و غایبان
- خلاصهٔ جلسه
- موضوع‌هایی که مطرح شد
- تصمیم‌ها
- کارهایی که باید انجام شود، با نام مسئول و مهلت، اگر در جلسه گفته شده باشد
- پرسش‌های باز
- جلسهٔ بعدی
در پایان یک PDF، یک فایل Word و یک خلاصهٔ یک‌صفحه‌ای به شکل PDF میگیرید. اگر نقشهٔ ذهنی خواسته باشید، PDF آن هم آماده است.
هزینه چطور حساب میشود؟
هزینهٔ صورتجلسه دقیقهای است، به اندازهٔ طول فایل صوتی. «فقط متن جلسه» هزینهٔ کمتری دارد. قیمت فایل شما پیش از شروع نشان داده میشود.
وقتی شروع را می‌زنید، مبلغ کار از موجودی‌تان کنار گذاشته میشود. اگر کار شکست بخورد یا لغوش کنید، مبلغ به موجودی‌تان برمی‌گردد.
پیش از فرستادن صورتجلسه
صورتجلسه با هوش مصنوعی از روی متن جلسه نوشته میشود. ممکن است نامی را اشتباه بنویسد، حرف کسی را به دیگری نسبت بدهد، یا پیشنهادی را که فقط مطرح شده، تصمیم قطعی بنویسد. پیش از اینکه صورتجلسه را برای دیگران بفرستید، آن را بخوانید. فایل Word برای همین است که هر جا لازم بود، اصلاحش کنید.
- نام حاضران و غایبان را نگاه کنید.
- تصمیم‌ها را با کسی که جلسه را اداره کرد مرور کنید.
- برای هر کار، مسئول و مهلت را نگاه کنید.
- عددها، تاریخ‌ها و نام‌های خاص را با یادداشت‌های خودتان تطبیق دهید.
- اگر صورتجلسه را به زبانی غیر از زبان جلسه گرفته‌اید، اصطلاح‌های تخصصی را با دقت بیشتری بخوانید.